Guide pratique · 9 min
Organiser un séminaire sur plusieurs sites
Répartir les rôles, les prises de parole et la régie pour réunir plusieurs équipes sans perdre les participants à distance.
L’essentiel pour décider
Chaque site doit avoir un responsable et une solution de secours. Réservez le direct aux échanges communs, testez le dispositif depuis chaque salle et distribuez la parole entre les groupes.
Choisir ce qui doit être commun
Définissez les décisions et échanges qui exigent une présence simultanée. Les présentations longues peuvent être transmises avant la rencontre ; réservez le direct aux questions, aux arbitrages et aux interactions entre sites.
Nommer un responsable par lieu
Chaque site a besoin d’une personne chargée de l’accueil, du temps, de la parole et des incidents locaux. Une régie centrale coordonne les séquences communes et dispose d’un canal distinct de celui des participants.
Tester les conditions réelles
Répétez depuis chaque salle, avec les ordinateurs, microphones, écrans et connexions prévus. Vérifiez que les personnes au fond entendent et voient les intervenants des autres sites. Préparez un accès téléphonique de secours.
Distribuer la participation
Alternez interventions courtes, questions recueillies sur tous les sites et travaux locaux. Annoncez qui synthétise chaque groupe et comment ses conclusions entreront dans la décision commune.
Prévoir une version dégradée
Documentez la conduite à tenir si un site perd l’image, le son ou sa connexion. Déterminez à l’avance quelles séquences peuvent continuer localement et qui informe l’ensemble des participants.
Checklist opérationnelle
Utilisez cette liste avant la validation finale et consignez le responsable ainsi que la preuve attendue pour chaque point.
- Responsable identifié sur chaque site
- Régie centrale et canal interne définis
- Test son et image réalisé depuis chaque salle
- Répartition des prises de parole prévue
- Version dégradée partagée