Guide pratique · 10 min
Protéger les données des participants à un événement
Collecte, accès, prestataires, photos et suppression : intégrer la protection des données au parcours d’inscription et à la production.
L’essentiel pour décider
Collectez uniquement les données nécessaires à une finalité expliquée. Restreignez les accès, isolez les besoins sensibles, encadrez les prestataires et fixez dès le départ une date de suppression des listes opérationnelles.
Cartographier les données utiles
Listez chaque information demandée, sa finalité, la personne qui l’utilise et sa durée de conservation. Un nom peut être nécessaire pour l’accueil ; une date de naissance complète ou une copie de pièce d’identité ne doivent être collectées que si une prestation précise l’exige.
Isoler les besoins sensibles
Les informations de santé, d’accessibilité ou d’alimentation nécessitent un canal confidentiel et un accès restreint. Transmettez au lieu ou au traiteur la consigne opérationnelle utile, pas l’historique ni le diagnostic de la personne. Évitez les listes imprimées qui circulent sans contrôle.
Encadrer les prestataires
Vérifiez qui héberge les formulaires, qui peut exporter les listes, où les données sont traitées et comment les accès sont supprimés. Les responsabilités, instructions, durées et mesures de sécurité doivent être cohérentes avec le rôle réel de chaque prestataire.
Organiser photos et diffusion
Informez clairement sur la captation, les usages, les canaux et la durée. Prévoyez un moyen visible de ne pas être photographié sans isoler les personnes. Distinguez la documentation interne, la communication publique et la retransmission en direct.
Clore après l’événement
Fixez une date de suppression pour les listes opérationnelles et demandez aux prestataires de fermer les accès devenus inutiles. Conservez les enseignements sous une forme agrégée ou anonymisée. Documentez les exceptions qui répondent à une obligation ou à une contestation.
Checklist opérationnelle
Utilisez cette liste avant la validation finale et consignez le responsable ainsi que la preuve attendue pour chaque point.
- Finalité définie pour chaque champ
- Canal confidentiel pour les besoins sensibles
- Exports limités par prestataire
- Information photo et vidéo visible
- Accès temporaires fermés après l’événement
- Suppression et exceptions documentées
Mettre ce guide en situation
Ces scénarios éditoriaux permettent d’appliquer les critères du guide à des contextes et des tailles de groupe différents.
- Intégration culinaire à Dijon — 16 à 72 personnes
- Leadership multilingue à Vienne — 18 à 60 personnes
- Exercice de crise cyber à Rennes — 15 à 55 personnes